A sua equipe não atinge as metas traçadas para o ano e realiza processos confusos? Talvez esteja na hora de estabelecer indicadores para gestão de processos. Eles vão ajudá-lo a acompanhar a produtividade dos colaboradores e a identificar o retorno financeiro para a empresa.

Os índices ainda auxiliam você a manter a equipe focada nos objetivos, pois os funcionários poderão visualizar o papel de cada um dentro do processo. Quer saber como fazer a sua companhia chegar mais longe? Acompanhe as dicas!

A importância de usar indicadores

Uma empresa costuma apresentar diversos setores e funções diferenciadas, mas que em algum momento interagem entre si. Para o trabalho funcionar de maneira adequada, é fundamental criar processos padronizados e acompanhar os resultados obtidos.

Por isso, é tão importante que você, gestor, determine os principais indicadores para gestão de processos e faça um monitoramento deles no decorrer do ano. Eles auxiliam na compreensão sobre como está o desenvolvimento de determinada iniciativa, bem como nas decisões que devem ser tomadas para garantir o sucesso do plano.

Ou seja, esses indicadores são fundamentais para você mudar o rumo de um processo e alcançar as metas que foram propostas. Para isso, é importante determinar os objetivos para o ano e dividi-los em etapas que devem ser cumpridas ao longo dos meses.

Dessa maneira, você consegue acompanhar o desempenho por mês ou trimestre, por exemplo, e traçar novos caminhos caso o plano não apresente resultados. Você deve identificar quais são as partes envolvidas em cada projeto e delimitar o envolvimento de cada um. Além disso, é preciso:

• estabelecer os serviços ou funções que serão executadas;
• mapear o fluxo de trabalho e os indicadores de desempenho que serão acompanhados;
• estabelecer uma frequência de análise para avaliar o resultado.

Só assim você conseguirá ajudar a equipe a alcançar as metas propostas e, consequentemente, obter um resultado financeiro melhor para a empresa.

Principais indicadores para gestão de processos

Agora que você já entendeu a importância de estabelecer metas e diretrizes para acompanhar os planos da empresa, é hora de seguir para o próximo passo. Você precisa criar um cronograma de ações e fazer o monitoramento dos principais indicadores. Veja.

Produtividade da equipe

Para fazer a análise desse indicador, você precisa estabelecer um cronograma do projeto e uma EAP — Estrutura Analítica de Projetos. Ela consiste em uma espécie de árvore hierárquica para identificar as atividades essenciais para a execução do programa, dividindo o trabalho em fases.

A EAP delimita a agenda das atividades, a distribuição de tarefas e o gerenciamento de riscos, fatores esses fundamentais para o sucesso da iniciativa. O método estabelece a função de cada profissional na realização do projeto e facilita o acompanhamento da produtividade dos colaboradores.

Assim, você consegue monitorar melhor quem está atuando dentro do tempo estimado e qual profissional deixou de fazer a sua parte. Para tanto, você pode estabelecer um IDP — Índice de Desempenho do Prazo e acompanhar o aproveitamento da equipe.

Ele pode ser calculado da seguinte forma: Valor agregado das entregas (VA)/Valor Planejado das entregas (VP).

Se o índice for igual a 1, significa que tudo está ocorrendo dentro do planejado. Acima desse valor mostra que a equipe está adiantada e abaixo de 1 demonstra um atraso na execução.

Retorno sobre o investimento (ROI)

Esse é um importante indicador para uma organização, pois avalia o retorno sobre o investimento feito. Ele permite que você identifique se um projeto entregue a um cliente trouxe o retorno financeiro esperado para a empresa.

Ele pode ser calculado da seguinte forma: Retorno Financeiro – Investimento/ Investimento = ROI

O índice apresentado representará o retorno da empresa. Quanto maior o valor, maior é a lucratividade. Veja um exemplo:

A empresa A investiu R$ 20 mil em um software de gestão para melhorar a produtividade da equipe. E isso fez com que ela tivesse um retorno de R$ 100 mil no primeiro mês após a implantação. Baseado nessa informação você faz o seguinte cálculo: 100.000 – 20.000/20.000 = 4

Isso significa que, com a implementação do sistema, a empresa já teve um retorno 4 vezes maior que o valor aplicado. Para visualizar esse índice em percentual, basta multiplicar por 100 e o resultado será de 400%. Percebeu, então, como esse indicador é fundamental para o seu negócio?

Satisfação do cliente

Não adianta você realizar projetos e identificar que eles são executados dentro do prazo se, ao final, o seu cliente não fica satisfeito, correto?  Por isso, esse também é um indicador fundamental para a companhia.

Ele precisa ser baseado no cumprimento do cronograma estabelecido, custo e qualidade do produto final. O principal modelo usado no mercado é o Net Promoter Score (NPS). O indicador avalia a satisfação e a fidelidade do consumidor com base em uma resposta usando uma escala de 0 a 10.

Você pode enviar uma pesquisa por e-mail e fazer uma pergunta simples “usando uma escala entre 0 e 10, você recomendaria a minha empresa a um amigo ou parente?” Diante das respostas obtidas, você faz o seguinte cálculo: Porcentagem de clientes promotores (notas 9 e 10) – Porcentagem de clientes detratores (notas de 0 a 6) = NPS

Os consumidores que estabelecem notas entre 7 e 8 são considerados neutros e por isso não entram no cálculo.

Desempenho de custo

Esse índice ajuda você a entender o custo total de um projeto para avaliar se ele ficou dentro do orçamento previsto inicialmente. Para fazer o cálculo você precisa considerar o valor agregado das entregas (VA) em números monetários e o custo planejado.

A conta fica da seguinte forma: VA/custo planejado das entregas = Desempenho de Custo

Se o índice for igual a 1, indica que o projeto é executado conforme o esperado. Acima desse valor significa que a equipe gerou economia, e abaixo representa um gasto maior que o planejado. Com esses dados em mãos, você consegue avaliar melhor a situação do projeto e estabelecer práticas para promover economia, por exemplo.

Percebeu como os indicadores para gestão de processos podem ajudar a sua empresa a crescer e a alcançar os resultados planejados? Aproveite para colocar as dicas em prática para colher os frutos ainda neste ano!

Já se você quer aprender a definir estratégias para fazer a sua companhia prosperar, acompanhe o post sobre o assunto!