O planejamento de uma empresa depende de uma série de indicadores, para que ocorra a compreensão da situação corporativa e correção de processos que possam prejudicar seu crescimento.
Dentre os conceitos usados, estão o ciclo operacional e ciclo financeiro.
Neste post, vamos explicar o que são esses índices, como calculá-los e porque é tão importante acompanhá-los. Se você tem interesse em entender mais sobre o assunto, continue lendo este post.
O que é ciclo operacional?
O ciclo operacional de uma empresa é composto da soma dos processos da empresa, que começa com a compra da matéria-prima, passa pela produção, venda e termina no recebimento do valor do produto vendido. Portanto, esse ciclo compreende desde o desembolso do valor necessário para o início da operação até a entrada de caixa. A fórmula para o cálculo do ciclo operacional é a seguinte:
Ciclo operacional = Prazo Médio de Estocagem (PME) + Prazo Médio de Recebimento (PMR)
Aqui, o Prazo Médio de Estocagem é o período médio em que a matéria-prima e o produto pronto permanecem estocados na empresa, enquanto o Prazo Médio de Recebimento engloba o período em que a empresa vende o item até receber o seu valor. Ciclos operacionais mais curtos são mais vantajosos para a organização, mas isso pode variar de acordo com a atividade e o desempenho de cada negócio.
O que é ciclo financeiro?
Também conhecido como Ciclo de Caixa, trata-se do período que compreende o tempo de pagamento aos fornecedores até o recebimento pelos clientes.
É interessante que a empresa estenda ao máximo o prazo dos fornecedores, aumentando, assim, o valor em caixa e diminuindo o ciclo financeiro. Quanto menor for esse ciclo, maior será o número de giros de capital — e, consequentemente, o retorno financeiro. A fórmula para cálculo desse ciclo é:
Ciclo Financeiro = Ciclo Operacional – Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF)
Antes de qualquer decisão, um estudo mais aprofundado de mercado é indispensável para entender melhor o contexto em que a sua empresa se encaixa e como o ciclo financeiro é afetado por isso. Também é importante ter um controle preciso do fluxo de caixa, do pagamento de salários, benefícios e pró-labore.
Qual é a importância de acompanhar o ciclo operacional e o ciclo financeiro do negócio?
Os ciclos financeiro e operacional trazem uma visão completa das entradas e saídas da empresa, ajudando na projeção de fluxo de caixa e indicando a necessidade de capital de giro. Além disso, esses índices mostram informações importantes ligadas à liquidez e rentabilidade do negócio, dados essenciais para uma boa administração.
O equilíbrio entre esses dois ciclos se dá quando a organização consegue receber o quanto antes dos clientes, ao mesmo tempo em que estende o prazo para pagamento aos fornecedores. Isso vai dar um poder de negociação muito maior. Vale lembrar que não há um tempo correto para nenhum dos dois ciclos. Tudo vai depender do porte da empresa e do tipo de negócio.
Quais são as vantagens de uma boa administração desses ciclos?
A falta de controle dos ciclos gera uma série de problemas, como falta de capital para quitar as contas e limitação para crescimento de produção e consequentemente, para faturamento.
Além disso, prejudica também empresas que trabalham de maneira sazonal e que dependem de insumos obtidos apenas em determinado período, ou de vendas que ocorrem só em alguns meses do ano. Em contrapartida, conhecer bem essas duas métricas traz uma série de benefícios para as empresas, dentre os quais podemos destacar as seguintes.
Redução de prazo de estoque
Conhecendo o funcionamento dos dois ciclos, é possível controlar o prazo de estoque e diminuir custos com armazenamento, perda de produtos, tendo um domínio muito maior dos prazos de validade de itens perecíveis. Além disso, os processos de compra podem ser otimizados, com a definição da demanda necessária para aquele período e do prazo de entrega, mantendo o fornecimento sem sobrecarregar a empresa.
Negociação com fornecedores
Sabendo exatamente quando recebe e quando vai precisar de novos produtos, a empresa consegue condições de negociação com fornecedores muito mais vantajosas. Assim, é possível aumentar o prazo médio de pagamento, comprar em maior quantidade mas em períodos mais espaçados, obter descontos maiores, realizar orçamentos com mais tranquilidade etc.
Antecipação de ganhos
A antecipação de ganhos (ou de recebíveis) só é possível com a compreensão dos ciclos operacional e financeiro. Para isso, é importante conhecer não só o funcionamento da empresa, como ter uma boa relação com instituições financeiras, para que a aprovação de crédito seja concedida. Trata-se de um recurso interessante para combater a inadimplência e até mesmo investir em novos produtos ou máquinas capazes de trazer um retorno interessante a curto prazo.
Como utilizar o conhecimento desses ciclos na administração da empresa?
Com base nas informações fornecidas pelo ciclo operacional e financeiro, é possível tomar atitudes que vão facilitar a administração do empreendimento. Destacamos aqui algumas dessas dicas.
Planeje o capital de giro e retirada
Muitos empreendedores ainda ficam um pouco perdidos em relação ao capital de giro necessário para manter o negócio funcionando sem precisar recorrer a créditos. Mas, por meio do cálculo do ciclo operacional e financeiro, é possível entender o capital de giro necessário, planejando melhor os prazos de recebimento e de estoque.
Além disso, é importante ter o controle das retiradas do caixa para que não afetem a duração do capital de giro: o ideal é que essa prática seja evitada. Um valor maior disponível em caixa não significa uma “folga” nas finanças da empresa ― pode ser resultado, por exemplo, de um prazo maior concedido por um fornecedor ou do adiantamento do pagamento de um cliente, cujo valor já está destinado à cobertura de alguma conta corporativa.
Não baixe os preços para aumentar as vendas
Alguns vendedores e clientes reclamam que o preço alto é o principal motivo para a queda nas vendas. A definição desses valores, contudo, passa por um processo cuidadoso que calcula uma margem de lucro segura e as despesas da empresa. Assim, baixar esse valor não significa que as vendas vão aumentar, muito menos que esses novos negócios vão suprir as necessidades corporativas.
Antes de tomar essa decisão, é interessante avaliar se o produto está direcionado ao público-alvo correto, como está sendo a abordagem dos vendedores e se os clientes estão, realmente, reconhecendo os benefícios que o produto oferece. Se mesmo assim a redução de preços for inevitável — como nos casos de queima de estoque de produtos sazonais —, o ideal é avaliar o impacto dessa redução no ciclo financeiro.
Proteja a empresa de prazos impossíveis
Na ansiedade de fechar o negócio com um novo cliente ou conseguir um desconto especial com o fornecedor, a equipe responsável pode fechar um contrato com um prazo impossível para a empresa, o que trará sérios problemas em poucos meses. Leve em consideração, por isso, os ciclos operacional e financeiro na hora de determinar esses prazos, tendo uma visão muito realista do que pode ser cumprido sem afetar os demais planejamentos.
Lembre-se de que a compra à vista nem sempre é vantajosa
Comprar à vista pode garantir descontos maiores e menos juros, mas você levou o ciclo financeiro em consideração na hora de fazer essa compra? Muitas vezes, ela resulta em um ciclo financeiro maior, o que pode trazer complicações se a empresa não tiver um bom capital para lidar com esse custo. Então, para fazê-la, analise bem o ciclo financeiro para confirmar se os descontos trarão, de fato, vantagens.
Enfim, saber o que é ciclo operacional e ciclo financeiro pode fazer toda a diferença na administração do seu negócio, permitindo estratégias mais arrojadas e capazes de aumentar de maneira significativa o alcance da empresa. Como vimos, vale a pena fazer um mapeamento das operações para identificar como esses períodos são formados e o que pode ser feito para melhorá-los.
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