Você sabe como administrar de forma adequada as suas horas de trabalho e as de seus funcionários? Muitas vezes, questões pessoais ou outras distrações interferem no desempenho da equipe e prejudicam os resultados da empresa como um todo.
Por isso, saber fazer um bom gerenciamento de tempo é essencial para o planejamento estratégico do negócio.
A gestão do tempo pode ser feita de diversas maneiras. Aplicativos, metodologias ou outras formas próprias de organização ajudam a administrar melhor as tarefas e priorizar as atividades de acordo com alguns critérios, como prazo e relevância.
Quem consegue fazer um bom gerenciamento de tempo fica menos engessado com rotinas exaustivas e tem mais oportunidades de realizar atividades de lazer, sem deixar de lado as obrigações.
Quer conhecer algumas maneiras eficazes de controlar melhor as suas atividades? Acompanhe nosso artigo e descubra algumas alternativas para ajudar em sua organização pessoal e profissional.
Entenda melhor o conceito de gerenciamento de tempo
Todo mundo tem uma série de obrigações a cumprir. Trabalho, estudo, atenção para a família, necessidade de ir ao supermercado ou banco, tempo para aquela consulta médica necessária ou para a reunião com a professora de seu filho, por exemplo, são atividades que concorrem entre as prioridades diárias. Sem organização, ninguém consegue fazer tudo ao mesmo tempo.
Assim, na verdade, o gerenciamento de tempo depende da definição de prioridades e da sistematização de todas as ações necessárias. De nada adianta você saber que determinada tarefa tem um prazo para ser concluída se sua rotina não é organizada. Isso, aliás, só aumenta a sensação de que o tempo não é suficiente para tudo. Sem uma administração adequada dos afazeres, o risco de colapso é grande. Quem nunca deixou uma atividade para a última hora e foi surpreendido por um imprevisto?
Claro que surpresas podem ocorrer com qualquer pessoa ou empresa. Porém, quanto melhor sua rotina for administrada, menor o risco desse tipo de problema acontecer e, consequentemente, maior a sua produtividade. O mesmo vale para sua equipe que, com maior organização, trabalhará mais motivada.
Confira algumas sugestões para melhor gerenciamento de tempo
É importante manter a organização e saber definir metas e prioridades. Dessa maneira, será mais fácil contornar imprevistos e evitar a procrastinação diante de tarefas acumuladas. Acompanhe nossas dicas para gerenciar melhor o seu tempo.
1. Aproveite a tecnologia
Além da organização pessoal, alguns aplicativos e programas específicos também contribuem para que seu tempo seja cada vez melhor aproveitado. Existem diversas opções de gerenciadores de tarefa, que ajudam na organização de sua rotina diária, tanto pessoal quanto profissional.
Essas ferramentas possibilitam várias ações, como o compartilhamento de tarefas em equipe e a análise de relatórios de desempenho. Com isso, o acompanhamento das rotinas de sua empresa é simplificado, e pode ser realizado a partir de uma única plataforma.
Dentre as diversas opções de aplicativos e sites existentes no mercado, a plataforma EPA (Estratégia Para a Ação) possui diversos diferenciais, tais como:
- indicadores de desempenho e de comportamento;
- gestão de treinamento;
- gestão de riscos;
- planejamento e monitoramento de atividades em equipe;
- organização de documentos;
- agenda pessoal e agenda corporativa.
O módulo de solicitações, disponível nessa ferramenta, oferece a possibilidade de organizar tarefas e definir prioridades, conforme a estratégia adotada pelo usuário. O uso da solução simplifica o dia a dia das empresas e contribui para o aumento de produtividade de cada um dos integrantes da equipe.
Além disso, cada participante pode utilizar as ferramentas disponíveis na plataforma para gerenciar seus compromissos pessoais, de forma privada, conciliando as atividades com sua rotina corporativa.
A ferramenta é importante para garantir maior alinhamento das estratégias e, consequentemente, maior produtividade e melhores resultados nos negócios. Dentre outros aspectos, sua adoção promove melhor gestão de qualidade, um diferencial competitivo essencial para garantir o bom desempenho da empresa.
2. Defina prioridades
Além das ferramentas para melhorar a sua gestão do tempo, é fundamental definir as atividades que requerem maior urgência. Essa ação é essencial para organizar sua rotina e estabelecer as prioridades de sua empresa. Vale destacar, no entanto, que o conceito de prioridade é algo muito relativo. Em determinadas empresas, o prazo de cada atividade é o item mais relevante para colocá-la à frente das demais. Já em outras, existem critérios de urgência distintos.
Um exemplo clássico dessa situação é o atendimento na área de saúde. Normalmente, cada paciente é atendido de acordo com agendamento ou ordem de chegada. Mas situações de emergência alteram essa lógica. Todas essas variáveis devem ser previstas em sua rotina, para que o gerenciamento de tempo seja mais eficaz. Empresas que não fazem uma boa gestão de tempo tendem a ter pior desempenho e, via de regra, seus profissionais estão mais descontentes com os resultados.
3. Organize seu tempo e evite distrações
Além da adoção de softwares para gestão, é essencial que os profissionais (ou empresas) fiquem atentos a alguns detalhes:
- é importante evitar o uso de celulares, redes sociais e aplicativos de mensagens durante o horário de trabalho. Os funcionários devem ser orientados para que esse tipo de recurso seja utilizado somente em casos excepcionais;
- a organização de tarefas evita a procrastinação. Muitas vezes, ao assumirem muitos compromissos em um prazo curto de tempo, os profissionais não sabem qual tarefa é prioritária e perdem mais tempo do que deveriam com cada uma delas, por literalmente não saberem por onde começar;
- separe a vida pessoal da profissional. Se for necessário, determine horários específicos para resolver questões familiares ou pessoais, de forma que essas necessidades não interrompam as obrigações profissionais;
- mantenha o foco para o cumprimento dos prazos ou objetivos. Depois de atingir às metas estabelecidas, permita-se um período de descanso. Evitar a sobrecarga e combater o estresse também são ações fundamentais para aumentar sua produtividade;
O gerenciamento de tempo adequado contribui para melhorar sua performance no trabalho, além de resultar em mais oportunidades de convivência com familiares e amigos. Com a organização, sobra mais tempo para atividades extras, como esportes, viagens, cursos e outras opções de lazer. O equilíbrio entre as atividades profissionais e pessoais reduz o estresse e melhora a qualidade de vida.
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